GPS w pojeździe służbowym jest legalny, ale pod pewnymi warunkami. Pracodawca musi mieć uzasadniony cel do monitorowania, informować o tym pracowników i uzyskać ich zgodę.

Skąd rosnąca popularność monitorowania GPS służbowych samochodów?

Monitoring GPS w pojazdach służbowych staje się coraz bardziej popularny. Wielu pracodawców decyduje się na jego montaż z uwagi na liczne korzyści. Lokalizator GPS może służyć do różnych celów, takich jak optymalizacja tras, monitorowanie czasu pracy i zapobieganie kradzieży. Należy jednak pamiętać, że taka ingerencja w prywatność pracowników musi mieć swoje granice i opierać się na solidnych podstawach prawnych.

Skąd wątpliwości dotyczące możliwości montaży GPS w samochodach służbowych?

Wątpliwości pracodawców, którzy chcą zainwestować w montaż lokalizatorów GPS w swoich służbowych pojazdach, wynikają przede wszystkim z obaw o naruszenie przepisów prawa, dotyczących ochrony prywatności innych osób. O jakiej prywatności mowa? Przecież pracownik korzystający ze służbowego pojazdu, w którym zainstalowany jest lokalizator GPS, nie udostępnia bezpośrednio żadnych danych. Otóż nie do końca. Należy tu szczególnie przytoczyć przepisy Kodeksu Pracy i RODO.

Kodeks pracy, RODO i inne przepisy prawa dla monitoringu GPS w samochodzie

Używanie GPS w pojazdach służbowych reguluje Kodeks pracy, Ustawa o ochronie danych osobowych (RODO) oraz inne przepisy prawa.

Kodeks pracy pozwala na przetwarzanie danych osobowych pracowników w celach związanych z zatrudnieniem, o ile jest to niezbędne do realizacji tych celów i nie narusza praw i wolności pracowników. Czytamy o tym wprost w art. 22 (3) § 4 k.p. Jednym z tych celów może być żądanie konkretnych danych osobowych, niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku.

RODO określa z kolei zasady ochrony danych osobowych, w tym obowiązki administratora danych (np. pracodawcy) w zakresie przetwarzania danych. Szukając odpowiedzi na to, czy można legalnie stosować monitoring GPS w służbowym pojeździe, musimy przytoczyć fragmenty tych przepisów.

Jakie dane osobowe można zidentyfikować za pomocą GPS?

Artykuł 4 RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) w punkcie 1 mówi wprost:

„dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

Dane o lokalizacji są zatem daną osobową.

Czy RODO dopuszcza stosowanie GPS w pojazdach służbowych?

Skoro dane o lokalizacji są danymi osobowymi, które podlegają ochronie przepisami prawa, rodzi się pytanie, czy monitoring GPS w służbowych pojazdach, może być legalnie używany. Należy zauważyć, że używanie takiego systemu wiąże się przecież z przetwarzaniem tych danych.

Treść artykułu 6 rozporządzenia RODO, litera 1.f brzmi:

Przetwarzanie jest zgodne z prawem tylko wtedy, gdy i w zakresie, w jakim ma zastosowanie co najmniej jeden z poniższych warunków:
[...]
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy dane podmiotem jest dziecko.

Czym są uzasadnione cele monitorowania?

Jak wspomniano wcześniej, celem monitorowania GPS musi być uzasadniony i zgodny z prawem.

Przykłady uzasadnionych celów to:

  • Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i mienia — Monitoring GPS może pomóc w śledzeniu lokalizacji pojazdów służbowych, co może być przydatne w przypadku wypadków lub kradzieży.
  • Optymalizacja tras i kosztów eksploatacji floty — Monitoring GPS może pomóc w identyfikowaniu nieefektywnych tras i oszczędzaniu paliwa.
  • Zapobieganie kradzieży i niewłaściwemu użytkowaniu pojazdów — Monitoring GPS może pomóc w odzyskaniu skradzionych pojazdów i zapobiec ich niewłaściwemu użytkowaniu.
  • Monitorowanie czasu pracy (w ograniczonym zakresie) — Monitoring GPS może być używany do monitorowania czasu pracy pracowników, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do rozliczania pracownika.

Zakres monitorowania

W powyższym 6 artykule RODO czytamy także, że monitorowanie ma prawnie uzasadniony w określonym zakresie. Zakres monitorowania powinien być proporcjonalny do celu i obejmować tylko niezbędne dane. Oznacza to, że pracodawca nie może śledzić każdego ruchu pracownika ani zbierać danych, które nie są istotne dla celu monitorowania.

Przykłady danych, które można zbierać:

  • lokalizacja pojazdu — Jest to podstawowa informacja, która pozwala na śledzenie trasy przejazdu pojazdu.
  • prędkość — Może być przydatna do monitorowania przestrzegania przepisów ruchu drogowego i identyfikowania niebezpiecznych zachowań.
  • czas pracy — Dane te mogą być używane do rozliczania czasu pracy pracowników, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do tego celu.
  • trasy przejazdu — Mogą być przydatne do optymalizacji tras i oszczędzania paliwa.

Należy pamiętać, że nadmierny monitoring może naruszać prywatność pracowników. Pracodawca nie powinien śledzić pracowników poza godzinami pracy ani zbierać danych dotyczących ich życia prywatnego.

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na GPS w służbowym aucie?

Co do zasady, jeśli pracodawca spełnia przesłanki uzasadnionego interesu podczas używania monitoringu GPS w pojeździe, nie potrzebuje on zgody pracownika. Jednakże musimy tę odpowiedź uzupełnić.

Obowiązki pracodawcy względem pracownika, który używa samochodu z GPS

Po pierwsze, pracodawca musi spełnić zobowiązania wynikające z przepisów RODO dotyczące ochrony danych osobowych. Zobowiązania te dotyczą:

  • poinformowania pracownika o systemie GPS zainstalowanym w pojeździe;
  • poinformowania pracownika o danych, sposobach i celach ich zbierania i przetwarzania przez system monitoringu, a także o sposobach przechowywania tych danych;
  • poinformowania pracownika o zakresie zbierania danych i możliwościach dostępu do tych danych, które dotyczą go bezpośrednio.

Zgoda pracownika na GPS w pojeździe służbowym

Po drugie, pracownik musi wyrazić zgodę na użytkowanie monitoringu GPS przez pracodawcę, jeżeli wykorzystuje pojazd służbowy do celów prywatnych. Często zdarza się, że w ramach benefitów, pracodawcy godzą się na korzystanie przez pracowników ze służbowego pojazdu, poza godzinami pracy. W tym czasie nie występuje jednak prawnie uzasadniony interes pracodawcy, co oznacza, że potrzebuje on wyraźnej zgody pracownika na przekazywanie danych o lokalizacji pojazdu za pomocą zainstalowanego GPS.

Czy monitoring GPS w pojazdach służbowych jest legalny?

GPS w pojazdach służbowych jest legalny, o ile występuje prawnie uzasadniony interes pracodawcy do montażu i użytkowania tego systemu. Co więcej, pracodawca musi poinformować pracowników o celach, zakresie i sposobie monitorowania pojazdu. Nie potrzebuje jednak ich zgody, jeśli samochód wykorzystywany jest przez pracownika wyłącznie do celów służbowych.

Należy zauważyć, że monitoring GPS pojazdów przynosi szereg korzyści dla pracodawców, dlatego coraz chętnie instalują oni te urządzenia w firmowej flocie. Jeśli interesuje Cię tego typu rozwiązanie w Twojej firmie, skontaktuj się z nami od razu, lub dowiedz się więcej tutaj: monitoring GPS.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania o monitoring GPS w samochodzie służbowym

Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Czy GPS w samochodzie jest legalny?

Tak, GPS w samochodzie służbowym jest legalny, ale pod pewnymi warunkami. Pracodawca musi mieć uzasadniony cel do monitorowania, informować o tym pracowników i uzyskać ich zgodę. Zakres monitorowania powinien być proporcjonalny do celu, a dane muszą być bezpiecznie przechowywane.

Czy pracodawca musi poinformować o GPS w samochodzie?

Tak, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o celach, zakresie i sposobie monitorowania GPS w pojazdach służbowych. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie dane są zbierane, jak są przechowywane i kto ma do nich dostęp.

Jak sprawdzić czy auto służbowe ma GPS?

Niestety, nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Sposób sprawdzenia, czy auto służbowe ma GPS, może się różnić w zależności od modelu pojazdu i systemu monitoringu. Można jednak szukać takich oznak jak: antena GPS na dachu lub szybie czołowej, lokalizator GPS w kokpicie, oprogramowanie GPS w systemie informacyjno-rozrywkowym, komunikaty o aktywnym monitorowaniu GPS.

Jeśli nie jesteś pewien, czy Twoje auto służbowe ma GPS, najlepiej zapytać o to pracodawcę.

Co pracodawca widzi na GPS?

Zakres danych widocznych dla pracodawcy zależy od systemu monitoringu

Ogólnie rzecz biorąc, pracodawca może widzieć takie informacje jak: lokalizacja pojazdu, prędkość, trasy przejazdu, czas pracy (w ograniczonym zakresie). Pracodawca nie powinien śledzić pracowników poza godzinami pracy ani zbierać danych dotyczących ich życia prywatnego.

Jak długo pracodawca może przechowywać dane z monitoringu GPS?

Okres przechowywania danych z monitoringu GPS określają przepisy prawa i polityka pracodawcy. Zazwyczaj dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu monitorowania, np. do rozliczenia czasu pracy lub optymalizacji tras. Po upływie tego okresu dane powinny zostać usunięte.